Vergangenes Frühjahr ging ein Ruck durch die Arbeitswelt. Große Konzerne wie auch kleinere Maklerbüros verlagerten ihre Belegschaft in Rekordzeit ins Homeoffice. Ein Umdenken in Richtung neuer Arbeitsmethoden fand statt. Nun ein Jahr später ist jedoch zu erkennen: Eine neue Routine hat sich eingeschlichen. Um den negativen Beigeschmack im Jahr 2021 endgültig loszuwerden, haben wir eine Top fünf der Workflow-Killer eruiert.
Weniger ist mehr: Multitasking ade
Routine ist per se kein negativer Begriff. Wer routiniert ist in seinen Aufgaben, arbeitet Dinge gekonnt, schnell und gewissenhaft ab. Eben das Daily Business. Dieses ist dadurch allerdings nicht zu unterschätzen. Denn wie beim Autofahren passieren die größten Unfälle oft auf der Strecke, die täglich gefahren wird. Es ist also selbst bei den alltäglichen Aufgaben wichtig, sich ganz auf die Aufgabe zu konzentrieren. Unzählige Kleinigkeiten nebenher anzunehmen oder zu beginnen, kann die Konzentration und in Folge dessen den Workflow stören. Besser: Eins nach dem anderen abarbeiten. Dafür jedoch sorgfältiger uns gewissenhafter. Das gilt im Übrigen für Frauen ebenso wie für Männer. Hingegen des Klischees, Frauen seien besser im Multitasking belegen Studien inzwischen, dass diese Art der Zerstreuung die Gehirne beider Geschlechter nicht produktiver arbeiten lässt.
Ergebnisse sind da, wo das Herz ist: Aufgaben wertschätzen
Den Müll rausbringen, Zähne putzen oder hin und wieder Ordnung im Schrank schaffen. All das sind Dinge, die jeder tut und dennoch die wenigsten mit Leidenschaft. Im Daily Business gibt es ebenso Aufgaben aus der Kategorie „beiläufig“. Sie werden dadurch zwar erledigt, allerdings führt stupides Abarbeiten selten zum größtmöglichen Erfolg. Selbstverständlich gibt es To Do‘s, die nicht zu den Lieblingsaufgaben zählen, aber dennoch zu erledigen sind. Wichtig ist aber auch hierin einen Sinn zu erkennen beziehungsweise zu vermitteln. Ein Mitarbeiter, der weiß, warum und wofür er ein Projekt nach vorne bringt, fühlt sich damit eher verbunden und wird produktiver arbeiten. Denn: Engagierte Mitarbeiter bringen erwiesenermaßen mehr Leistung und sind damit ein wichtiger Erfolgsfaktor im Unternehmen.
Ablenkungen eliminieren
Ob im Großraumbüro oder im Homeoffice – worin mancher Elternteil während des Lockdowns Parallelen erkennen mag – an Ablenkungen mangelt es selten. Wo im Büro der Tischnachbar laut telefoniert oder sein Studentenfutter nascht, verlangen zu Hause die Kleinen nach Aufmerksamkeit. Damit etwaige Ablenkungen den Workflow nicht negativ beeinflussen, ist es wichtig, ein eigenes System für ungestörte Phasen zu schaffen. Ein Beispiel: die Pomodoro-Technik. Bei der „Tomatenmethode“ (angelehnt an die tomatenförmige Eieruhr), steigern Konzentrationsintervalle die Produktivität. Auf 25 voll konzentrierte Minuten durch Kopfhörer, ausgeschaltetes Telefon oder schlicht eine geschlossene Türe, folgen fünf Minuten Pause. Selbstverständlich lässt sich das System auch angleichen, je nachdem, wie viel Zeit für Arbeitsaufgaben oder die Pause benötigt wird.
Und auch Email-, Chat oder Social-Media Benachrichtigungen auf das Smartphone sollten ausgeschaltet sein. Der Tagesspiegel fasst zusammen: Mehr als zwei Stunden verbringt der deutsche Smartphone-Nutzer täglich mit seinem Gerät. 41 Prozent schauen in den ersten 15 Minuten nach dem Aufstehen aufs Handy. 38 Prozent haben bereits versucht, ihren Konsum einzuschränken, aber nur zwei Prozent hatten damit Erfolg. Der Misserfolg ist keine große Überraschung. Schließlich reicht schon ein Aufblitzen des Bildschirms, um unsere Aufmerksamkeit auf das Smartphone und von der Arbeit abzulenken. Unser Tipp daher: In Konzentrationsphasen das Handy auf stumm schalten und aus dem Blickfeld räumen.
Teamwork makes the Dream work
… allerdings in Maßen. Bei jeder Bestätigungsemail die gesamte Belegschaft auf den Verteiler zu setzen raubt auf Dauer Energie und Nerven. Auch nicht jeder Mitarbeiter muss jedem Meeting beiwohnen. Relevanz und Aufgabenverteilung klar zu strukturieren spart wertvolle Zeit. Auch das Vertrauen gegenüber Mitarbeitern und Kollegen ist hier ein entscheidender Faktor. Wer sich darauf verlassen kann, dass alle ihren Teil gewissenhaft erledigen, gerät nicht in Zugzwang zusätzliche Zeit für Nachkontrollen aufzuwenden. Was hilft? Im vorhinein klar die Aufgaben zuweisen. So weiß jeder von jedem, was – auch innerhalb von Deadlines – abzuarbeiten ist.
Meetings blockieren Workflow
Meetings sind wichtig. Allerdings nicht, um Zeit abzusitzen. Verschiedene Studien belegen, dass der durchschnittliche Büroangestellte – bereits vor der Corona-Pandemie – über 1.000 Stunden jährlich in Meetings verbringt. Auf Managementebene teils bis zu 7.000 Stunden. Produktiv genutzt sind, einer Umfrage des Elektronikdienstleisters Barco zufolge, lediglich 44 Prozent der Meetingzeit. Die übrigen Stunden gehen für Smalltalk, irrelevante Themen oder das Warten auf Nachzügler ins Land.
Und das, obwohl sich Updates und Arbeitsprozesse wunderbar über digitale Tools koordinieren ließen. Das verläuft sowohl schneller, als auch unkomplizierter, als Absprachen im digitalen Meetingraum. Regelmäßige Teammeetings hingegen können genutzt werden, um auch mal gezielt über Zwischenmenschliches zu sprechen. Zu reflektieren, oder auch zu diskutieren. Wichtig: ein gesetzter Zeitrahmen. So kann sich jeder den Termin freihalten, dann aber wieder in den geregelten Workflow einsteigen. Und trotz all der digitalen Möglichkeiten sollte nie vergessen werden: der Griff zum Telefonhörer klärt offene Fragen oft schneller als langer Mailverkehr, digitale Tools oder zehn Mann starke Meetings.
