Last, but not least: Eine Anleitung zum optimalen Jahresgespräch

Das Jahresgespräch läuft immer gleich. Das hört man als Kritik oft zum Jahresende, wenn es um die Gespräche vom Chef oder Vorgesetzten mit den Mitarbeitern geht. Und tatsächlich ist der Ablauf eigentlich immer identisch – der Verlauf des Gespräches lässt sich aber in die gewünschte Richtung bringen. Und zwar für beide Seiten.

Die Tagesordnungspunkte im klassischen Mitarbeitergespräch sehen meist so aus: 

1. Aktuelle Situation
2. Rückblick und Bewertung durch den Vorgesetzten 
3. Ausblick 
4. Ziele für das neue Jahr 
5. Persönliche Weiterentwicklung 
6. Finanzielles 
7. Gemeinsame Vereinbarung 

Aktuelle Situation

Der Startpunkt im Jahresgespräch ist ja in der Regel die aktuelle Arbeitssituation. Von der Aufgabenverteilung über die Belastung bis hin zum Arbeitsumfeld haben es beide Seiten in der Hand, das Gespräch grundlegend positiv zu gestalten. 

Wichtig für den Arbeitnehmer: Der Einstieg ins Gespräch sollte positiv sein. Das bedeutet: Frei von Selbstkritik, Beschwerden, Lamentieren oder Entschuldigungen zu etwaigen Misserfolgen. Stattdessen können Mitarbeiter hier einen Teaser auf das anbringen, was ihnen wirklich wichtig war und ist. Wo wollen sie hin? Was lief gut und was steht für das kommende Jahr auf der Agenda?  

Wichtig für den Vorgesetzten: Auch hier gilt: Positive Attitude Changes Everything! Am besten schafft man eine angenehme Gesprächsgrundlage ohne angedeutete Kritik oder vorweggenommen Bewertungen. 

Rückblick und Bewertung 

Jetzt geht es ans Eingemachte. Der Chef wird wissen wollen, wie man selbst die eigene Leistung bewertet. Dafür braucht es Vorbereitung. Diese Zeit sollte man sich nehmen und sich überlegen, was im laufenden Jahr wirklich gut gelaufen ist – und was vielleicht weniger (und warum). 

Wichtig für den Arbeitnehmer: Mit einer guten Vorbereitung hat man schnell ein halbes Dutzend Pluspunkte zur eigenen Leistung zusammengestellt und sollte diese Pluspunkte kurz, knapp und überzeugend darstellen. An dieser Stelle sollte man kein Feuerwerk der Selbstbeweihräucherung abfeuern, sondern die Pluspunkte sachlich und fundiert begründet vortragen. Bei Kritikpunkten und negativen Anmerkungen des Chefs die wichtigste Regel beherzigen: Nachfragen und nicht aus der Ruhe bringen und verunsichern lassen. Sollte eine bestimmte Kritik nicht nachvollziehbar sein, muss eine Erklärung her. Mitarbeiter sollten nicht zu scheu sein und sich die entsprechenden Punkte genau erklären lassen. Wenn man zu einer Einschätzung Zeit und mehr Informationen braucht, sollte man nicht blind rechtfertigen, sondern um einen Folgetermin bitten und bis dahin den Sachverhalt klären. 

Wichtig für den Vorgesetzten: Nachfragen ist erlaubt und erwünscht, das Bloßstellen allerdings nicht. Ein Jahresgespräch ist nicht der richtige Zeitpunkt und Ort, um fundamentale Kritik erstmals vorzubringen, erst recht nicht vor Dritten. Wenn der Mitarbeiter in einigen Punkten schlecht bewertet wird (oder schlechter, als er es selbst einschätzt), dann sollten Vorgesetzte diese Kritik sachlich fundiert rechtfertigen können. 

• Was genau rechtfertigt die Kritik?
• Was wurde tatsächlich erwartet?
• Warum hat der Arbeitgeber nicht früher auf den Punkt hingewiesen?
• Was muss sich in Zukunft ändern? 

Auf alle diese Fragen erwarten Mitarbeiter eine Antwort, die der Vorgesetzte geben können muss.

Ausblick

Jetzt ist der Vorgesetzte an der Reihe zu erörtern, was auf den oder die Mitarbeiter(in) im neuen Jahr zukommt. Gibt es Veränderungen, Entwicklungen und Neuerungen? 

Wichtig für den Arbeitnehmer: Großartige Überraschungen enthält dieser Teil des Jahresgesprächs nicht – das Meiste sollte bekannt sein. Wenn etwas überrascht, dann konkret nachfragen. Denn solche überraschenden Änderungen können ja die eigenen Ziele (folgender Punkt) in die eine oder andere Richtung beeinflussen und dort ins Gespräch einfließen. 

Wichtig für den Vorgesetzten: Der Ausblick kann für den Mitarbeitenden eine wesentlich gravierendere Bedeutung haben als für einen selbst, wenn seine Pläne und Ideen dadurch beeinträchtigt sind. Zeichnet sich das im Gespräch ab, unbedingt bei den Zielen darauf eingehen beziehungsweise geschickt überleiten. 

Ziele 

Das Thema Ziele ist natürlich eines der gewichtigsten im Jahresgespräch: Zum einen steckt es den Weg für das kommende Jahr ab und zum anderen sind ja an Zielvereinbarungen (und deren Erreichen) oft auch wirtschaftlich entscheidend, wenn es um Bonuszahlungen geht. Dementsprechend wichtig ist es, die Ziele fair für beide Seiten zu definieren. 

Wichtig für den Arbeitnehmer: Bei der Zielvereinbarung und den Gedanken vorab dazu sollte man die Ziele einerseits für das Unternehmen und andererseits für sich selbst formulieren. Die wirtschaftlichen Ziele betreffen das Unternehmen:

• Wie viel Umsatzsteigerung kann und will ich erreichen?
• Wie viele Neukunden, welchen Output kann ich leisten? 
• Dazu kommen die persönlichen Ziele: Wie möchte ich mich weiterentwickeln, fortbilden, weiterbilden? 
• Und am wichtigsten: Wie kann ich diese Ziele verbinden? 
• Welche Weiterbildung lässt meinen Umsatz steigen?

Wichtig ist als Anspruch an sich selbst, aber auch an das Jahresgespräch: Die Ziele müssen erreichbar sein. Vielleicht ist dazu eine gewisse Anstrengung notwendig, aber nichtsdestotrotz sind es realistische Ziele. Und es muss möglich sein, die Ziele zu justieren, wenn sich die Rahmenbedingungen ändern. Das kann etwa durch eine Wirtschaftskrise oder eine Pandemie passieren. Zuletzt muss klar definiert sein, wer bei der Zielerreichung wie mitwirken muss und soll. Dies sollten Arbeitnehmer und -geber auch schriftlich festhalten.

Wichtig für den Vorgesetzten: Fairness bei der Zielsetzung ist das oberste Gebot. Es bringt keiner Seite etwas, wenn Druck von oben in Form von zu hohen Zielen nach unten weitergegeben wird. Unerreichbare Ziele frustrieren nur und helfen dem Einzelnen genauso wenig wie dem Unternehmen. Zudem bringt es wenig, die Zielerreichung als Insel des einzelnen Mitarbeitenden zu sehen – nur wenn das Team funktioniert, jeder seinen Platz und seine Rolle hat und seinen vereinbarten Teil zur Zielerreichung beiträgt, kann der Einzelne seine Ziele erreichen oder im besten Fall übertreffen. 

Finanzielles 

Eigentlich haben Gehaltsgespräche im Jahresgespräch nichts zu suchen, denn oft beeinflusst ein integriertes Gehaltsgespräch das gesamte Mitarbeitergespräch. Deshalb sollte man beides lieber trennen. Dennoch kann das Mitarbeitergespräch natürlich wertvolle Informationen liefern, die in das Gehaltsgespräch einfließen. 

Wichtig für den Arbeitnehmer: Zeigt das Mitarbeitergespräch, dass man in den letzten Monaten deutlich mehr getan und erreicht hat als geplant und vertraglich vereinbart, dann haben Mitarbeiter ein gutes Argument. Das gilt natürlich auch, wenn man in Zukunft mehr Verantwortung übernehmen soll – auch das darf sich gerne im Gehalt spiegeln. Ein solches Gehaltsgespräch kann dann auch bereits im Mitarbeitergespräch vereinbart werden. 

Wichtig für den Vorgesetzten: Die meisten Vorgesetzten wissen, wann ein Gehaltsgespräch ansteht und wann die Forderung dann auch berechtigt ist. Dumm nur, wenn kein Spielraum im Unternehmen besteht. Für diesen Fall sollte man die Optionen für Gehaltsextras ausloten, um dem Mitarbeiter Alternativen aufzeigen zu können. 

Gemeinsame Vereinbarung

Im Laufe des Gesprächs füllen Mitarbeiter und Vorgesetzte(r) das Protokoll zum Mitarbeitergespräch aus. Beide Seiten sollten (und werden) darauf achten, dass alles, was  besprochen wurde, sich auch tatsächlich detailliert wiederfindet und konkrete TODOs formuliert sind. Und dann heißt es: Auf ein Neues. Im nächsten Jahr. 

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