Für Unternehmen ist die Signatur ihrer Mails ein immer wichtigeres Aushängeschild. Doch was muss in der E-Mail-Signatur auf jeden Fall enthalten sein? Wir geben fünf Tipps.
E-Mail-Nation Deutschland
Kaum zu glauben: Noch immer steigt der Anteil der Deutschen, die das Internet für den E-Mail-Briefverkehr nutzen, stetig an. Betrug er im Jahr 2002 noch 38 Prozent, lag er 2021 bei knapp 80 Prozent. Nach Daten von Statista soll diese Zahl in den kommenden Jahren weiter steigen und sich 2025 weltweit auf rund 4,6 Milliarden Nutzer belaufen. In Europa liegt Norwegen in Sachen E-Mail-Nutzung auf dem ersten Platz: Der Anteil von Bürgern, die das Internet für E-Mails verwenden, liegt bei 97 Prozent.
Die Pflicht bei der Signatur
Die Signatur ist dabei nicht nur eine Art digitale Visitenkarte. Für Gewerbetreibende ist vorgeschrieben, dass gewisse Informationen in der Signatur vorhanden sein müssen, sobald sie geschäftliche Mails verschicken. Das gilt unter anderem für Kaufleute und Selbstständige. Der IT-Recht-Kanzlei in München zufolge muss eine geschäftliche E-Mail alle im Impressum enthaltenen Informationen aufführen. Dazu gehören:
- Die vollständige Firma.
- Den Rechtsformzusatz „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“, beziehungsweise eine allgemein verständliche Abkürzung.
- Den Ort der Handelsniederlassung.
- Das Registergericht.
- Die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist.
Privatleute oder im Internet Tätige ohne eine eigene Firma müssen sich nicht daran halten.
Social Media
Soweit also die Pflicht, aber wie sieht es mit der Kür aus? Theoretisch ist die Signatur mit den oben aufgeführten Informationen komplett. Wer sie geschickt einsetzt und aufbaut, kann sich jedoch aus der täglichen E-Mail-Flut abheben und Kunden im Kopf bleiben. Eine Möglichkeit, um gleichzeitig mehr Farbe und zusätzliche Konnektivität in die Signatur zu bringen, sind Social-Media-Symbole. Dabei handelt es sich um Buttons, die den Leser geradewegs zur Social-Media-Präsenz des jeweiligen Unternehmens führen sollen. Falls Kunden sich die entsprechenden Kanäle ansehen und feststellen, dass regelmäßig Posts erscheinen, werden sie dem Unternehmen eher vertrauen. Die Symbole kommen oft in der Farbe des jeweiligen Kanals daher und können die Signatur auch optisch aufwerten. Wichtig dabei: Prüfen Sie, ob die Symbole korrekt eingefügt sind und ob das Klicken funktioniert.
Auf die Priorität achten
Auch wenn es theoretisch möglich ist, die Signatur auszudehnen, ist das nicht unbedingt angeraten. Die Leser haben weder unbegrenzt Zeit noch Lust, sich durch eine endlose Signatur durchzuscrollen. Darum ist es umso wichtiger, die Informationen, die auf jeden Fall nach draußen gelangen sollen, geschickt zu priorisieren. Die persönliche E-Mail-Adresse beispielsweise könnte aus der Signatur verschwinden, nach dem Erhalt der Mail hat der Empfänger diese ohnehin. Zudem gilt es zu überlegen: Welche Information soll nach ganz oben? Telefonnummer über Adresse, wird der Kunde eher anrufen oder einen Brief schicken? Hier lohnt es sich, sich mal in die Haut des Empfängers hineinzuversetzen.
Banner
Mit einem Banner können Unternehmer zusätzliche Informationen über ein neues Produkt, bestimmte Erfolge oder wichtige Ankündigungen verbreiten. Ein Banner kann die Aufmerksamkeit der Empfänger auf sich ziehen. Gleichzeitig hebt sich die Mail von anderen ab. Weiterhin können Absender das Banner mit einem Link versehen, über den potenzielle Kunden ganz unkompliziert auf die jeweiligen Webseiten gelangen. Qualität und Design sind bei solchen Bannern jedoch essenziell: wenn es nicht mit der visuellen Unternehmensidentität übereinstimmt oder verpixelt ist, kann es auf das Gegenüber einen abschreckenden Effekt haben.
Call-to-Action
Mittels eines Call-to-Action kann ein Absender die Empfänger dazu bringen, einem Link zu einem Projekt oder Produkt zu folgen. Das kann gleich auf dem Banner stattfinden; Empfänger wissen dann sogleich, wo sie klicken müssen und so sie hingeraten. Allerdings kann ein Call-to-Action auch eine einfache Ansage sein, dass der Absender am Datum X an Ort Y sein wird und dort an einer Messe teilnimmt – „Ich freue mich auf ein Treffen“ ist in dem Fall quasi eine Einladung. Außerdem können Absender auch einfach ein frisch veröffentlichtes Whitepaper über einen Downloadlink anpreisen und mit einem Aufruf zum Download versehen.
Persönliche Angaben
Neben den ohnehin vorgeschriebenen Informationen sollte auf jeden Fall der vollständige Name in der Signatur stehen. Es kann zuletzt nicht schaden, auch den Titel und die Abteilung des Absenders aufzuführen. Auf diese Weise wissen Empfänger immer genau, mit wem sie es zu tun haben – und wann sie vielleicht an die falsche Abteilung geraten sind.
Wer ganz sichergehen will, ob die Signatur inhaltlich und ästhetisch ansprechend ist, kann ja im näheren Umfeld nachhaken, wie die Signatur zum Beispiel bei den Kollegen ankommt.
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