Das Arbeitsverhältnis zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern ist nicht immer einfach. Regelmäßige Feedbackgespräche sind daher in vielen Unternehmen üblich oder werden von Mitarbeitern sogar eingefordert. Das Vermittlerbüro ist hier keine Ausnahme. Doch wie und wann diese Gespräche geführt werden, ist entscheidend. Wer die Kunst der Feedbackgespräche beherrscht, kann die Zusammenarbeit so produktiver und angenehmer machen. Wie läuft so ein Gespräch also optimal ab? Wir fassen die wichtigsten Punkte zusammen.
Feedbackgespräch in kleinen Portionen
Mitarbeiter- beziehungsweise Feedbackgespräche sind essenzieller Bestandteil eines funktionierenden Unternehmens. Regelmäßiges und ehrliches Feedback sowie das Ansprechen von Wertschätzung sind laut Statista Umfragen die wichtigsten Eigenschaften einer guten Führungskraft. Auf der anderen Seite können diese Unterhaltungen aber auch schnell unangenehm und ungewollt werden. Um das zu vermeiden, sollten sie möglichst ungezwungen und konstruktiv sein. Wer einmal im Jahr alle Mitarbeit zum Gesprächs-Marathon bestellt und dann eine LKW-Ladung an Feedback auf den Mitarbeiter abwälzt, wird vermutlich nicht sehr weit kommen. An diesem Punkt ist es schon zu spät, um ein altes Projekt zu loben oder Kritik über etwas zu äußern, was Monate her ist. Je öfter und kleinteiliger diese Feedback-Runden vorkommen, umso angenehmer und sinnvoller sind sie.
Neben festen Terminen (lieber quartalsweise als jährlich) ist beispielsweise ein abgeschlossenes Projekt oder großer Auftrag ein hervorragender Anlass für einen kurzen Dialog. Sowohl die Arbeiter als auch die Projektleiter können dann darlegen, was besonders gut funktioniert hat und was beim nächsten Mal besser laufen muss. Des Weiteren können immer wieder anlassbezogene Personalgespräche geführt werden, die beidseitig initialisiert werden können. Gute Gründe dafür sind laut Personio unter anderem:
- Besonders herausragende oder schlechte Leistungen
- Optimierung von Arbeitsabläufen
- Konflikte
- Nötige Eingriffe in Arbeitsabläufe, Prozessänderungen
- Nichteinhaltung von Vorgaben
Organisation und Respekt
Beide Seiten sollten sich ausreichend auf das Feedbackgespräch vorbereiten. Dazu zählt neben den wichtigsten inhaltlichen Punkten auch banales, wie das Telefon auszuschalten und ausreichend Zeit einzuplanen. Arbeitgeber sollten sich ein genaues Bild über die (persönliche und berufliche) Situation des Mitarbeiters machen. Außerdem kann es hilfreich sein, die Notizen vergangener Gespräche durchzugehen, um eventuell alte Punkte neu aufzugreifen und Fortschritte zu kontrollieren. Natürlich ist es auch wichtig, sowohl positive als auch negative Punkte gleichermaßen anzusprechen und dem Arbeitnehmer konkrete und konstruktive Kritik zu geben, sodass dieser sich verbessern kann und motiviert bleibt. Eine klare Struktur zu haben, die von der Analyse und dem Feedback zur aktuellen Lage bis hin zur Planung, Zielsetzung und Zukunftsperspektive führt, kann beiden Seiten zu einem produktiven Gespräch verhelfen.
Natürlich können Mitarbeiter, die Feedback erhalten werden, sich ebenso auf das Gespräch vorbereiten, indem sie sich ihre Notizen der vergangenen Gespräche anschauen, konkrete Fragen überlegen oder selbst konstruktive Kritik üben. Wechselseitiger Respekt und Aufnahmefähigkeit von Kritik sind hierbei unerlässlich, um einen wirkungsvollen Dialog zu führen.
Über Stock und über Steine
Führungskräfte sollten sich vor einigen Stolpersteinen in Acht nehmen, die auf dem Weg zu einem optimalen Feedbackgespräch oft als Hindernisse die Bahn versperren:
Zu wenig Zeit einzuplanen oder das festgesetzte Gespräch wegen spontanen Terminen immer wieder aufzuschieben, kann für Mitarbeiter schnell zur Tortur werden. Der Chef sollte einen engagierten und professionellen Eindruck machen, indem er einen Termin festsetzt, den Mitarbeiter rechtzeitig darüber informiert und diesen dann einhält.
Vorbereitung ist alles. Selbst wenn die Arbeit eines Angestellten durchweg zufriedenstellend ist, reicht es nicht aus, das allgemein in zwei Sätzen auszudrücken und die nächste Person zu rufen. Egal ob gut oder schlecht, es ist wichtig konkrete Situationen zu nennen und ausführlich über die Leistungen zu sprechen. Je größer der Zeitraum zwischen den Mitarbeitergesprächen, desto größer der Aufwand für die Vorbereitung. Daher auch der vorangegangene Tipp, die Abstände kürzer zu halten.
Zu guter Letzt sollten Mitarbeiter in die Zielsetzung für den kommenden Zeitraum involviert werden. Anstatt sie vor vollendete Tatsachen zu stellen, können die Vorgesetzten mit ihnen in die Diskussion gehen. So kann sichergestellt werden, dass die Ziele weder zu lasch, noch unerreichbar sind. Sie sollten den Mitarbeiter herausfordern – aber im positiven Sinn. Also Orientierungshilfe für eine angemessene Zielsetzung gilt die SMART-Methode, die in Geschäftskreisen bereits große Beliebtheit besitzt. Demnach sollten Ziele immer spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein.
Es gibt einiges, was in einem Mitarbeitergespräch schiefgehen kann. Aber es gibt auch gute Möglichkeiten, wie sich beide Seiten auf den Termin vorbereiten können. Wenn jeder mit organisiert und respektvoll in das Gespräche hineingeht, entwickelt sich das oft gefürchtete Thema zu einem produktiven Werkzeug für den Fortschritt der Firma.
